Nachdem man einen Antrag auf Bescheinigung für die Forschungszulage (FZul) gestellt hat, kann es sein, dass man eine Nachforderung von der Bescheinigungsstelle erhält. Warum erhält man eine Nachforderung und wie sollten man diese am besten beantworten? FirstBlue berät Sie gerne:
Warum erhalte ich eine Nachforderung?
Der Antrag auf eine Projektbescheinigung für die FZul wird geprüft durch wissenschaftlich qualifizierte Gutachter. Die Gutachter müssen beurteilen ob ein Projekt neuartig, technische oder wissenschaftliche Risiken hat und gleichzeitig planbar und strukturell aufgebaut ist. Dabei stellt das Format des Antrages eine große Herausforderung dar: pro Frage sind nur 800 Zeichen zur Verfügung um die Forschungs- und Entwicklungsarbeiten und die Innovation des Projektes zu beschreiben. Daher fehlt vielen Anträgen das passende Level an technischen Details. Auch kommt es häufig vor, dass der Fokus in Anträgen zu stark auf nicht relevante Details für die FZul gelegt wird, wie zum Beispiel Marktforschung oder wirtschaftliche Projektrisiken.
Eine Nachforderung zu erhalten ist daher kein grundsätzliches Zeichen, dass das Projekt die Kriterien der FZul nicht erfüllt. Viel mehr gibt es den Gutachtern die Möglichkeit, gezielte Fragen zu stellen, um das Projekt korrekt beurteilen zu können. Es ist deswegen wichtig, die Nachforderung so zu beantworten, dass die Gutachter die nötigen Informationen haben, um eine Projektbescheinigung ausstellen zu können.
Wie sollte ich eine Nachforderung beantworten?
Man empfängt die Nachforderung über das Portal der Bescheinigungsstelle. In der Regel hat man zwei Wochen Zeit um auf die Nachforderung zu reagieren. Für die Beantwortung kriegt man 4000 Zeichen zur Verfügung gestellt. Zusätzlich darf man Anhänge mitschicken, mit beispielsweise Projektillustrationen oder detaillierten Beschreibungen über das Projekt. Wichtig ist es, dem Gutachter neue und relevante Information zu geben, sodass dieser das Projekt technisch beurteilen kann. Die häufigsten Fragen, die in Nachforderungen vorkommen, beziehen sich auf:
Die Innovation des Projektes:
Hier ist es wichtig zu beschreiben, wie sich das Projekt abgrenzt von den eigenen Routineentwicklungsarbeiten. Wurden zum Beispiel neue Techniken oder Methoden eingesetzt, die für den Betrieb neu sind? Oder ist die Komplexität viel höher, als in anderen Projekten? Bei der Beschreibung der Innovation sollte man nicht vergessen, neben der Frage „was“ neu ist auch zu beantworten „warum“ es neu ist. Warum sind die neuen Techniken oder Methoden neu für den Betrieb – gibt es sie erst seit kurzem oder liegt zum Beispiel das Thema des Projektes außerhalb der eigenen Expertise? Wodurch entsteht die Komplexität des Projektes – welche technischen Faktoren spielen hier die größte Rolle? Oft lohnt es sich auch, die Innovation mit technischen Risiken zu verbinden (siehe Risiken des Projektes).
Die Risiken des Projektes:
Einer der häufigsten Fehler, den Antragssteller machen, ist keine technische Risiken zu beschreiben, sondern organisatorische (zum Beispiel Ausfall von Personal) oder wirtschaftliche/marktbedingte Risiken (zum Beispiel Marktakzeptanz vom Endprodukt oder Kosten des Projektes). Die Aufgabe des Gutachters ist zu beurteilen, ob es technische/ wissenschaftliche Risiken gibt, die zur einer deutlichen Verzögerung oder selbst Scheitern des Projektes führen könnten. Hier muss man also deutlich beschreiben bei welchen Projektergebnissen man die Lösungsrichtung des Projektes fundamental ändern würde oder selbst das Projekt abbrechen würde. Im Anschluss sollte man erklären, durch welche technischen/wissenschaftlichen Faktoren diese unerwünschten Projektergebnisse potentiell entstehen könnten. Denken Sie hier an Faktoren auf der Konzept-, Realisierungs-, Prototypen-, und Validierungsebene. Schlussendlich sollte man noch alternative Lösungsrichtungen beschreiben, falls die Risiken eintreten. Das kann zum Beispiel den Einsatz von anderen Methoden oder experimentellen Designs beinhalten.
Die Planbarkeit des Projektes:
Um die Planbarkeit gut zu verdeutlichen, sollte man einen nachvollziehbaren Projektplan beschreiben. Hierfür eignen sich Arbeitspakete mit klar definierten Entwicklungszielen, Abbruchkriterien, und Arbeitsschritten am besten. Auch sollte man die zeitliche Planung der verschiedenen Arbeitspakete illustrieren, zum Beispiel durch einen GANTT.
Der Umfang des Projektes:
Projektlaufzeiten beginnen schon bei wenigen Monaten, können sich aber auch ausweiten auf mehrere Jahre. Vor allem bei größeren Projekten wird häufiger gefragt, um zu begründen, warum die lange Laufzeit oder der Einsatz von einer hohen Anzahl an Personenmonaten nötig ist. Das kann man am besten anhand eines Projektplans erklären (siehe Planbarkeit des Projektes). Hier sollte man den zeitlichen und personalen Aufwand nachvollziehbar koppeln an Arbeitspakete und deren Arbeitsschritte.
Unterstützung bei der Nachforderung
Alles in allem ist es ratsam, eine Nachforderung von vorneherein zu vermeiden, da die Beantwortung komplex sowie zeit- und energieaufwendig sein kann. Haben Sie Zweifel, ob Sie eine Nachforderung richtig beantworten? Oder möchten Sie Hilfe bei der Erstellung eines aussagekräftigen Bescheinigungsantrags auf Forschungszulage, um die Wahrscheinlichkeit einer Nachfrage zu verringern? Wenden Sie sich an einen unserer Spezialist*innen, wenn Sie Beratung und Unterstützung bei Ihrem Antrag benötigen!
